Как управлять картами корпоративных закупок и проводить их аудит

Общепринятый принцип бухгалтерского учета № 1 запрещает владельцам малого бизнеса смешивать личные и коммерческие средства. Корпоративные карты закупок, которые для малого бизнеса чаще всего являются бизнес-кредитными картами, - это решение, которое дает преимущества, помимо обеспечения соответствия бизнесу руководящим принципам GAAP. Строгая политика управления кредитными картами, а также регулярные и выборочные проверки жизненно важны для обеспечения того, чтобы выпуск закупок или кредитных карт оставался разумным бизнес-решением.

Внедрить превентивный контроль

Чем больше компания контролирует, что сотрудники могут и не могут покупать с помощью кредитных карт, тем лучше компания сможет управлять транзакциями по кредитным картам. Начните с установления контроля, который препятствует тому, чтобы сотрудники пытались использовать визитную карточку в личных целях. Сотрудничайте с компанией-эмитентом кредитной карты, чтобы запретить операции по выдаче наличных и покупки на определенных предприятиях, таких как винный магазин, магазин одежды или кинотеатр. Установите ежемесячный лимит расходов для каждой карты, исходя из разумных ожиданий того, что сотрудники обычно тратят в соответствии со своими ролями и обязанностями. Обратитесь к проверке судимости перед приемом на работу или рассмотрите возможность проведения проверки, прежде чем выдавать любому новому или существующему сотруднику кредитную карту компании.

Обучайте сотрудников

Установите четкие ожидания с помощью письменной политики в отношении кредитных карт и обеспечьте формальное обучение сотрудников перед выдачей им кредитных карт, а также ежегодное повышение квалификации. Политика кредитной карты должна определять, кто имеет право на получение кредитной карты компании, определять обязанности, связанные с использованием карты, и излагать бизнес-политику в отношении неправомерного использования кредитной карты. В правилах отбора можно, например, указать, что сотрудник, имеющий карточку, должен сдать ее, если сотрудник включен в программу корректирующих действий по причине, связанной с производительностью. Обязанности могут включать в себя авторизацию покупки и описание процесса сдачи квитанции по кредитной карте. Раздайте каждому сотруднику копию политики и потребуйте, чтобы каждый подписал свою карту после завершения начального обучения или повышения квалификации.

Ежемесячный обзор аккаунта

Проводите ежемесячный аудит использования кредитной карты, сверяя ежемесячные выписки по кредитной карте вскоре после получения. Проверьте баланс каждой карты и сравните квитанции, которые сотрудники сдают в выписке по кредитной карте. Сосредоточьтесь на дате и времени, приобретенном предмете или предметах и ​​на том, была ли покупка разрешена. После согласования каждой отдельной учетной записи создайте ежемесячный отчет, в котором будут указаны тенденции расходов, суммы, потраченные в соответствии с данными продавца, и любые красные флажки, которые могут указывать на попытку мошенничества с кредитными картами.

Следственный аудит

Расследуйте любые необычные, дорогостоящие или несанкционированные транзакции, обнаруженные в ходе ежемесячной проверки счетов, путем проведения следственного аудита. В некоторых случаях от сотрудника может потребоваться только более подробное объяснение транзакции или причины коммерческой покупки. В других случаях, например, когда сотрудник подозревается в нарушении политики кредитной карты, может потребоваться более подробный аудит. Подробный аудит или расследование мошенничества начинается с определения того, кто запросил или санкционировал транзакцию, и сбора такой информации, как текущее местонахождение объекта. После этого опросите сотрудника держателя карты, начальника отдела и, если возможно, продавца или продавца, чтобы получить более подробную информацию о покупке.