Факс Этикет
Отправка деловых материалов по факсу стала в основном компьютеризированной, хотя правила этикета делового общения все еще применяются. Это необходимо для обеспечения профессиональной презентации и того, что ваши факсы будут доставлены предполагаемым получателям, а конфиденциальная информация будет сохранена в тайне. Этикет факса также помогает установить внутренние правила и инструкции, которые помогут упростить процесс отправки факсов.
Идентификаторы исходящего факса
Независимо от того, отправляется ли факс в электронном виде или на факсимильном аппарате, каждый факс всегда должен сопровождаться идентифицирующей информацией. Это должно включать название и логотип вашей компании, контактную информацию и имя человека, отправившего факс. Также укажите дату отправки факса, тип и размер вложения и примечание, в котором указывается причина отправки факса.
Без спама
Не используйте свой факсимильный аппарат для рассылки спама или нежелательной рекламы - это только вызовет раздражение ваших клиентов. Ограничьте количество факсов запрошенной информацией и периодическими обновлениями новостей, а незапрошенные факсы делайте краткими - максимум одной или двумя страницами. Точно так же защитите свой номер факса, чтобы не попасть в спам. Это может связать вашу машину с ненужной бумагой и чернилами. Сообщайте свой номер факса только по мере необходимости и не поощряйте сотрудников к отправке личных факсов.
Защищать конфиденциальную информацию
Не зависайте, когда другие отправляют факсы, и когда вы видите новый факс в лотке, удалите его, переверните, положите в почтовый ящик получателя или доставьте лично. Это поможет сохранить конфиденциальность личной информации. При необходимости сделайте приоритетным использование факсимильного аппарата, чтобы в первую очередь удовлетворить потребности в немедленной отправке и получении.
Регулировать отправку факсов
Если возможно, доверьте входящие и исходящие факсы помощнику по административным вопросам, который расставит приоритеты по факсу и обеспечит доставку документов туда, куда они направляются. Это избавляет сотрудников от необходимости ждать в очереди за факсом, регулярно проверять положение аппарата или жокея. Наличие одного человека, ответственного за эту задачу, может упростить операции и сделать отправку факсов более эффективной.
Когда не отправлять факс
Помните, что факсы могут быть увидены большим количеством глаз, чем те, которые принадлежат имени на титульном листе. Не отправляйте по факсу личную информацию, такую как записи персонала или финансовые данные компании, которые могут быть потенциально опасными в чужих руках. Рассмотрите возможность доставки в ночное время или даже обычной почты для этого типа данных.
