actsuriname.org

Малые предприятия могут воспользоваться конференц-связью, чтобы избежать дорогостоящих личных встреч. Это особенно полезно при проведении встречи с клиентами или клиентами, которые летят на самолете за пределы офиса. Общение с клиентом посредством конференц-связи может быть сложнее, чем личная презентация, поскольку у бизнеса нет преимущества просмотра невербального общения и сигналов от клиента. В целом конференц-связь может быть жизнеспособным вариантом, который может сэкономить время и деньги.

Перед звонком

Чтобы произвести хорошее впечатление во время конференц-связи, малый бизнес должен выполнить список задач до того, как будет проведена конференц-связь. Это включает в себя определение тихой комнаты в офисе, где можно будет провести звонок. В нем должны комфортно разместиться все люди, участвующие в вызове. Желательно, чтобы это был круглый стол с телефоном посередине, чтобы все находились на одинаковом расстоянии от телефона. Это позволит избежать неудобных моментов повторения фраз, потому что собеседник плохо слышит.

Во время звонка

Перед всеми участниками конференц-звонка должна быть повестка дня. Это позволит держать звонок в нужном русле. Кроме того, один человек должен быть назначен координатором разговора. Этот человек будет основным докладчиком и будет следить за тем, чтобы разговор продолжался по теме и задаче. Фасилитатор также может представить других, прежде чем они выступят или ответят на вопрос. Правильный этикет требует, чтобы покупатель или клиент всегда знали, с кем разговаривают во время конференц-связи.

После звонка

Составление заметок и отправка их клиенту по электронной почте или факсу - хороший жест от имени малого бизнеса. Это не только дает повод для последующих действий с клиентом, но и выходит за рамки обслуживания. Предупреждая клиента о том, что это произойдет, он может уберечь его от ощущения, что он должен яростно делать заметки во время разговора и, возможно, упустить важную информацию, пытаясь не отставать от разговора, делая заметки.

Участников

Всем участникам звонка следует посоветовать придерживаться надлежащего этикета конференц-связи во время разговора. Это включает в себя избегание ненужных движений, шелеста бумаг, разговоров вне очереди, перебивания других, еды и питья во время разговора. Некоторым малым предприятиям может быть выгодно показать презентацию во время встречи, чтобы все знали о том, что необходимо сделать. Это также может помешать людям разговаривать друг с другом и тем самым избежать неловких ситуаций во время разговора.

Соображения

Компания должна обеспечить наличие необходимого оборудования для конференц-связи. Ожидание вызова и возможность прерывания вызова через систему внутренней связи должны быть отключены. Перед каждым конференц-вызовом систему следует тестировать, чтобы убедиться, что все работает правильно. Неподготовленность к конференц-связи может дать понять, что малый бизнес не сможет эффективно справляться и с другими частями бизнеса. Подготовка является ключевым моментом при проведении конференц-связи.