Что должно храниться в досье сотрудников?
Наем сотрудника - непростая задача. Компания должна соблюдать законы штата и федеральные законы о занятости, касающиеся не только найма и удержания сотрудников, но и таких вопросов, как ведение учета сотрудников. Помимо юридического обязательства компании вести точный и актуальный учет, это может помочь избежать конфликтов в будущем. Работодатель может ссылаться на записи, если возникают проблемы, вместо того, чтобы полагаться на память или предположения.
Основная информация и административные формы
Кадровые файлы должны содержать основную информацию о сотруднике, его должностных обязанностях и налоговые формы. Пункты, которые соответствуют этому определению, включают резюме сотрудника, сопроводительное письмо, заявление о приеме на работу, рекомендательные письма и форму IRS W-4. Также сохраните административные формы, такие как подтверждение сотрудником получения справочника сотрудника, официальное предложение о работе, если таковое имеется, и описание должностных обязанностей сотрудника.
Рабочие материалы
Файлы сотрудников обычно содержат информацию, касающуюся того, когда сотрудник получает повышение или получает какую-либо другую форму признания. Обратное также верно. Записи должны документировать жалобы клиентов, выговоры или дисциплинарные меры, принятые в отношении сотрудника. В этом разделе храните другие материалы, относящиеся к работе сотрудника, такие как периодические оценки, записи о посещаемости и памятки, касающиеся времени, когда вы и сотрудник встречались для обсуждения проблем.
Предметы не включены
Работодатели должны хранить конфиденциальную информацию в отдельных файлах. Особое беспокойство вызывают медицинские записи сотрудников и документы, касающиеся статуса гражданства, такие как форма I-9s. Работодатель должен принять адекватные меры для обеспечения того, чтобы конфиденциальная информация оставалась в безопасности и не была доступна для всеобщего ознакомления.
Советы по ведению записей
У каждого сотрудника должен быть отдельный файл, и работодатель должен хранить файлы в безопасном, запертом месте. В компании должны быть процедуры периодической проверки файлов, чтобы работодатель мог обновлять новую информацию и при необходимости удалять старую. Бизнес должен хранить файлы, даже если сотрудник увольняется из компании. Законы штата могут иметь особые правила хранения документации; работодатели должны проверить местные законы, прежде чем что-либо выбрасывать.
