Основы управления контрактами

Владельцы бизнеса выполняют важные функции, когда дело доходит до управления контрактами, которые они заключают с поставщиками, клиентами и сотрудниками. В области управления контрактами делается попытка предоставить краткую схему советов и инструментов, чтобы помочь менеджерам в согласовании условий, написании контрактов, обеспечении соблюдения и отчетности о результатах. Процесс управления контрактами состоит из девяти шагов.

Приглашение на лечение

Процесс управления контрактами начинается с того, что предприятия выдают «приглашение на лечение». Этот юридический термин просто означает, что компания готова получать предложения по продуктам или услугам, что она хочет нанять нового сотрудника или что она хочет заключить соглашение с поставщиком. Другими словами, бизнес готов заключить договор по определенной причине.

Создание контракта

Как только приглашение лечить становится очевидным, компания может принимать заявки на потенциальный контракт. Например, сотрудник может претендовать на доступную должность, или продавец может подать заявку на предоставление услуги компании. Теперь компания может приступить к написанию контракта на условиях, подходящих для данной договоренности. Эти условия могут быть продиктованы законом, и иногда они зависят от конкретной ситуации. Закон требует, например, чтобы работникам выплачивалась минимальная заработная плата, и это должно быть отражено в контракте. Хотя контракты также можно заключать устно, большинство предприятий заключают авторские или письменные контракты, чтобы избежать юридических ловушек, которые могут возникнуть при устных соглашениях. Ваш бизнес может подумать о том, чтобы обратиться за советом к юристу при составлении контракта, чтобы гарантировать, что юридический язык является законным и точным.

Переговоры

Переговоры часто происходят одновременно с созданием контракта. Обе стороны соглашения обсуждают условия и принимают решение о взаимоприемлемом пакете обещаний и обязательств. Договорное право требует заключения сделки между сторонами договора. Это означает, что каждая сторона должна что-то дать или обменять в пользу другой. Например, когда вы продаете продукт покупателю, покупатель получает выгоду от предмета, а вы получаете выгоду от прибыли.

Принятие

Стадия принятия процесса управления контрактом часто вызывает наибольшее разочарование, поскольку одна или обе стороны могут быть недовольны условиями, изложенными в контракте. Если вы продаете товары или услуги, вы можете не столкнуться с такой проблемой, поскольку покупатель либо купит продукт, либо нет. Однако, если вы имеете дело с поставщиками или нанимаете сотрудников, вам, возможно, придется вернуться к стадии переговоров до принятия контракта.

Исполнение

Стороны, которые принимают контракт, обычно делают что-то, чтобы обозначить свое согласие. Это называется казнью. В письменном контракте исполнение происходит, когда обе стороны подписывают контракт, часто в присутствии свидетеля. В устных контрактах исполнение обычно происходит, когда одна сторона дает деньги в обмен на продукт или услугу другой. В контракте, основанном на предоставлении услуг, исполнение также влечет за собой выполнение обязанностей или обязательств, изложенных в контракте. Например, если вы нанимаете кого-нибудь для покраски своего офиса, он должен сделать это в рамках условий и ограничений, предусмотренных в контракте.

Обеспечение соответствия

Руководитель контракта или владелец бизнеса должны позаботиться о том, чтобы все условия контракта выполнялись обеими сторонами. Если одна сторона не выполняет свою часть сделки, другая сторона может подать иск о нарушении контракта, что может дорого обойтись. Этот этап процесса, пожалуй, самый важный, на который нужно обратить внимание.

Внесение изменений в договор

Иногда одна или обе стороны договора считают необходимым изменить его условия. Нанятому вами маляру может потребоваться несколько дополнительных дней для завершения работы, или вы можете решить повысить зарплату своим сотрудникам. В этих случаях обычно оформляется новый контракт.

Аудит и отчетность

Большинство предприятий проводят ежеквартальные, полугодовые или ежегодные проверки. Эти аудиты дают бизнесу возможность убедиться, что все контракты за этот период времени были выполнены должным образом и что все непогашенные долги погашены. Ваш совет директоров, инвесторы или другие ключевые заинтересованные стороны также могут запросить отчет о ваших выполненных и текущих договорных обязательствах; процесс аудита дает вам возможность собрать документы, подтверждающие, как вы потратили деньги и распределили ресурсы.

Продление договора

Если вы хотите продолжать использовать конкретного поставщика, вам необходимо периодически пересматривать и продлевать контракт. Возможно, вам придется повторить процесс заключения контракта, чтобы все были на одной странице о компенсации, условиях и положениях.