actsuriname.org

Создание бухгалтерской программы, которая защищает финансовую целостность бизнеса, зависит от применения нескольких ключевых принципов. Это обычно называется внутренним контролем.

Термин «внутренний контроль» обычно подразумевает контроль над мошенничеством. Однако это только один аспект контроля в системах бухгалтерского учета. Остальные - это эффективные и действенные операции, надежная отчетность и соблюдение применимых законов и нормативных актов.

Предотвращение мошенничества в бухгалтерском учете

Мошенничество обходится малому бизнесу в США в среднем в 6 процентов дохода. Это составляет около 400 миллиардов долларов в год. Правильно организованная бухгалтерия - первая линия защиты от этой потери.

Сама бухгалтерия должна быть лишена возможности вывода денежных средств или активов компании. Чтобы предотвратить несанкционированные платежи или покупки, различные функции кредиторской задолженности, такие как оформление заказов, утверждение счетов, вырезка чеков, подписание чеков и выверка банковского счета, должны выполняться разными людьми. Это может быть сложно сделать в небольшом офисе, но все же возможно тщательное наблюдение за банковской деятельностью со стороны владельцев.

Точно так же получение денежных поступлений и возмещение товаров также должно осуществляться несколькими сотрудниками для снижения риска.

Другое предотвращение мошенничества

Бухгалтерия также должна нести ответственность за отслеживание материального имущества, принадлежащего компании. Необходимо вести инвентаризацию таких предметов, как инструменты, оргтехника и машины. По крайней мере, один раз в год каждый объект должен быть физически обнаружен и зарегистрирован. Статьи расходов должны быть выписаны сотрудникам, которые будут нести ответственность за их уход.

Более важно, чем контроль, создание благоприятной рабочей среды снижает вероятность мошенничества со стороны сотрудников и повышает производительность. Установите этический кодекс, применимый ко всем. Слушайте сотрудников и разработайте программу помощи тем, у кого проблемы. Сотрудники, которые думают о компании как о семье, будут больше способствовать ее успеху.

Точная отчетность

Система внутреннего контроля обеспечивает своевременное предоставление точной финансовой информации руководству. Регулярное отслеживание промежуточных сроков в бухгалтерском цикле обеспечивает своевременную доставку информации. Тщательно разработанные процедуры будут способствовать последовательности и точности.

Персонал отдела счетов к оплате должен иметь определение для каждого счета расходов в системе. Например, в многоквартирном доме ведется отдельный учет воды, используемой для озеленения, и воды, используемой арендаторами. Объединение платежей на этих счетах искажает расходы --- и может скрыть проблему.

Точно так же бухгалтеры по доходам (в небольшом офисе кредиторская и дебиторская задолженность могут обрабатываться одним и тем же лицом) также должны получить инструкции по последовательному учету полученных платежей.

Менеджеры должны иметь возможность анализировать и объяснять различия в фактических доходах и расходах. Это последняя возможность исправить ошибки бухгалтерского учета и предоставить дополнительную информацию руководству.

Эффективная и действенная работа

Оперативное управление зависит от финансовой информации, предоставленной бухгалтерией.

Например, производственным или строительным предприятиям требуется подробная система затрат на работу, чтобы предоставить владельцам точные данные о фактической стоимости каждой работы. В розничной торговле то же самое верно и в отношении стоимости проданных товаров. Без этой информации эти предприятия не могут устанавливать конкурентоспособные цены на свои продукты или услуги. Цена слишком высока, и они не могут продать свой товар; если цена слишком низкая, каждая продажа представляет собой чистый убыток для компании.

Оперативная и точная уплата налогов, включая отчисления из заработной платы, также является важной функцией бухгалтерии. Несвоевременная уплата федеральных налогов на заработную плату может привести к штрафам за просрочку платежа в размере до 15 процентов от общей причитающейся суммы, а поскольку IRS применяет платежи в том порядке, в котором они были получены, один просроченный платеж может повлечь за собой штрафы за последующие платежи.

Таким образом, правильно организованная бухгалтерия вносит непосредственный вклад в чистую прибыль компании.