actsuriname.org

Эффективное электронное письмо дает результат, задуманный автором. Если, например, сообщение представляет собой запрос информации к определенной дате, получатель поймет. Эффективное электронное письмо дает получателю четкое представление о намерениях отправителя. Напротив, плохо написанное электронное письмо может вызвать путаницу и создать плохое мнение об отправителе. Компании любого размера могут достичь приемлемого стандарта письменного общения, включая электронную почту, предлагая внутренние инструкции по деловому письму и требуя использования руководства по стилю.

Стандарты электронной почты

Письмо должно быть четким, лаконичным и грамматически правильным. Плохая грамматика, орфографические ошибки и неправильная структура предложений могут отвлекать читателя. Писатели должны стараться быть прямыми, информативными и ориентированными на решение. Короткие, сжатые электронные письма удобны для читателей и обычно помогают донести сообщение. Идеальный размер сообщения может составлять два или три абзаца не более пяти строк. Автор должен указать цель электронного письма в начале сообщения и указать желаемый результат - например, срок ответа - в конце.

Тема письма

Думайте о теме как о заголовке статьи в газете или журнале. Он должен быть мощным, привлекательным и точно соответствовать содержанию или цели электронного письма. Хорошая тема письма привлечет внимание получателя и заставит его открыть письмо и прочитать его. Деловые электронные письма должны конкурировать со многими другими сообщениями в почтовых ящиках компании. Нечеткие строки темы могут привести к тому, что важное электронное письмо будет отклонено или пропущено. Это может привести к задержке доставки или разочарованию покупателя. Может быть эффективным повторить срок сдачи в строке темы.

Содержание

Приветствия должны быть максимально персонализированными. Если не удается найти имя получателя, электронное письмо следует, по крайней мере, направить в отдел. Электронное письмо без имени получателя может остаться непрочитанным. В электронном письме не должно быть более одной темы. Если сотрудник общается с одним отделом или лицом по трем отдельным темам, он должен отправить три электронных письма. Таким образом, каждая тема будет иметь смысл в последующих электронных письмах и ответах. Следует свести к минимуму использование заглавных букв или жирного шрифта для выделения. Эта практика может раздражать получателей, которые не обращают внимания на такие визуальные подсказки. Блок подписи деловых писем должен включать полную контактную информацию.

Руководство по стилю

Способ минимизировать проблемы с электронной почтой на работе - создать руководство по стилю, которое информирует сотрудников о правильном способе электронного общения. Сначала компания могла бы посоветовать сотрудникам обратиться к одному из путеводителей, имеющихся в книжных магазинах. Компания могла бы использовать определенные способы общения по электронной почте из книги и из других источников. В конце концов, под рукой будет достаточно информации, которую компания сможет скомпилировать в собственное электронное руководство.