Причины расследования отклонения бюджета
Составление бюджета - это не точная наука: вы не можете с абсолютной точностью предсказать сумму, которую принесете или потратите, пока это не произойдет. Однако сравнение того, что, по вашему мнению, произойдет, с тем, что произошло на самом деле, может дать представление о вашем бизнесе и о том, куда он движется.
Почему случаются отклонения?
Вы разрабатываете операционный бюджет своей компании за много месяцев до того, как будут понесены фактические расходы или получен доход. Бюджет - это ваше наиболее обоснованное предположение относительно ваших операционных расходов. Когда придет время переходить из рук в руки, ваши фактические цифры могут сильно отличаться от вашего бюджета. Это может быть обычное отклонение, основанное на изменениях затрат или разницы в доходах, или это может быть опасным сигналом того, что ваша компания движется по опасному в финансовом отношении пути. Чтобы узнать, что это такое, вы должны проанализировать свои фактические затраты и уметь объяснить отклонения.
Неточное составление бюджета
Разница может быть просто результатом неправильного предположения о ваших расходах или доходах. Если это хроническая проблема, найдите время, чтобы пересмотреть свой бюджет и обновить его с учетом последнего опыта вашей компании. Бюджеты - это живые документы, и их следует изменять, чтобы отражать текущие операции. Сохранение заведомо неверного бюджета не поможет вам спрогнозировать прибыльность в будущем. Если, например, ваши гарантийные расходы составляют 3 процента от продаж по сравнению с 1 процентом, который вы первоначально ожидали, сначала проанализируйте затраты и определите, являются ли они нормальными или есть что-то, увеличивающее их, что можно исправить. Если ожидается, что они продолжатся, обновите свой бюджет, чтобы отразить это.
Изменения в экономических реалиях
Если в вашей компании произошел рост затрат или снижение доходов из-за изменений на рынке, на котором вы работаете, или в экономике в целом, ваш бюджет может сильно отличаться. Просмотрите весь свой бюджет и спланируйте новые доходы и расходы, исходя из текущих рыночных реалий. Например, если выручка от одного из ваших продуктов упала на 20 процентов из-за того, что на рынок вышел новый конкурент, скорректируйте прогнозы выручки в сторону понижения, чтобы показать негативное влияние на вашу будущую прибыль. Крупные рыночные сдвиги также сигнализируют о необходимости стратегического планирования, чтобы обеспечить сохранение или рост будущих доходов.
Кража сотрудников
Сотрудники могут совершить кражу или мошенничество в вашей компании разными способами. Некоторые из них трудно обнаружить, особенно если у сотрудника есть доступ как к вашим физическим активам, так и к вашей системе бухгалтерского учета. Анализ отклонений часто может дать первое указание на то, что происходит что-то непредвиденное. Если, например, списание ваших запасов постоянно превышает ожидаемое, это может означать, что сотрудник уходит с продуктом. Точно так же, если списание вашей дебиторской задолженности необычно велико, у вас может быть сотрудник, который присваивает платежи от клиентов. Любые большие неожиданные отклонения должны быть проанализированы, чтобы понять причину их возникновения.
