actsuriname.org

Биллинг через аутсорсинг удобен, но также может быть дорогостоящим. Вы должны платить агентству или биллинговой службе за каждый выставленный счет. Отправка информации в биллинговую компанию также увеличивает время, необходимое для доставки ваших счетов клиентам. Возврат вашего процесса выставления счетов внутри компании позволяет вам внимательно следить за тем, когда счета отправлены. Вы также можете сэкономить деньги. Чтобы перейти от внешнего подряда к внутреннему выставлению счетов, необходимо спланировать и подготовиться, чтобы избежать ошибок.

Методология

Хотя вы можете выставлять счета вручную с помощью печатных или даже написанных от руки счетов, программное обеспечение для выставления счетов автоматизирует этот процесс и делает его более быстрым и эффективным. Если вы уже используете бухгалтерское программное обеспечение, такое как Quickbooks, используйте функцию выставления счетов программного обеспечения для автоматического создания счетов, записи платежей и отслеживания счетов клиентов. С помощью биллингового программного обеспечения вы настраиваете информацию о клиенте один раз. После этого вы записываете транзакции и обычно нажимаете только одну или две кнопки, чтобы выставить счет. Вы также можете создавать отчеты для определения возраста вашей дебиторской задолженности и выставлять дополнительные счета без необходимости повторно вводить всю информацию.

Персонал

Назначьте человека или лиц, которые будут отвечать за выставление счетов, а затем обучите их процедурам выставления счетов. В идеале вы найдете сотрудника, знакомого с биллингом и программным обеспечением биллинга. В противном случае вам, возможно, придется инвестировать в учебные классы. В зависимости от объема выставления счетов вам может потребоваться выделить сотрудника только для выставления счетов. Однако, если рабочая нагрузка не слишком велика, вы можете совмещать обязанности по выставлению счетов с другими канцелярскими обязанностями. Хорошая практика бухгалтерского учета требует разделения функций Счета к оплате (выставление счетов) и Счета к получению, чтобы снизить риск мошенничества или ошибок. Если это невозможно, попросите кого-нибудь регулярно проверять учетные записи на предмет ошибок или неточностей.

Сроки

Время выставления счетов может помочь вам управлять денежным потоком. Выполняя выставление счетов внутри компании, вы не будете платить дополнительные деньги каждый раз, когда отправляете счет, поэтому вам может быть выгодно выставлять счета чаще. Например, вместо того, чтобы выставлять все свои счета один раз в месяц, вы можете выставлять счет каждому клиенту по мере завершения работы или выставлять счет еженедельно или раз в две недели. Вы также можете поэкспериментировать с предложением скидки в один или два процента при оплате в течение 10 дней после получения счета.

Прочие соображения

Координируйте переход от внешнего подряда к внутреннему выставлению счетов с вашей бывшей биллинговой компанией. Это поможет вам не надоедать или сбивать с толку клиентов повторяющимися счетами. Вы также хотите предупреждать клиентов о любых изменениях в адресах выставления счетов или платежей. Выделите эти изменения на новых счетах, которые вы отправляете. Вам может потребоваться специальное место для выставления счетов и записей.