actsuriname.org

Электронная почта изменила личное общение в деловом мире, сократив использование традиционных деловых писем и предоставив более быстрый способ передачи сообщения клиентам, коллегам и руководителям. Однако с технологическим сдвигом неизбежно возникают неправильные представления о том, как писать деловые электронные письма. Из-за быстрого характера и непринужденности деловые электронные письма часто не обладают таким же профессионализмом и ясностью, как деловые письма, но при надлежащих инструкциях, внимании и редактировании ваши деловые электронные письма могут быть такими же профессиональными, как и любое бумажное письмо.

Преимущества

Внедрение электронной почты в бизнес помогло глобализировать многие отрасли из-за быстрой передачи сообщений. Отправляете ли вы деловое письмо в Нью-Йорк или Лондон, раньше по электронной почте и факсу, письменное общение занимало гораздо больше времени, чем сейчас. Электронная почта экономит время и, в свою очередь, увеличивает общение и продуктивность.

Значимость

По данным Ferris Research в 2010 году, около 145 миллионов человек в Северной Америке используют электронную почту в деловых целях, в то время как средний пользователь бизнес-почты отправляет около 600 писем в неделю. С момента своего внедрения в деловой мир электронная почта стала играть ведущую роль в деловом общении, заставляя людей отправлять исключительные электронные письма. Из-за большого объема сообщений, отправляемых со среднего корпоративного адреса электронной почты, сложно постоянно отправлять идеальный, грамматически правильный и хорошо структурированный контент, но плохо написанное, неструктурированное электронное письмо может иметь серьезные негативные последствия для вас и вашей компании.

Функции

Деловая электронная почта должна быть эффективно структурирована, потому что у большинства получателей нет времени просеивать много текста в электронном письме только для того, чтобы найти основную мысль. Деловые электронные письма должны указывать цель сообщения в начале текста, используя основной текст как возможность связать концы с концами и объяснить запутанные моменты, а также заключение, чтобы подвести итоги вступления и дать краткую подпись. Главное - сделать электронное письмо как можно короче, не жертвуя важной информацией или деловым тактом. Функциональные возможности деловой электронной почты являются шаблонными, что позволяет получателям точно знать, чего ожидать в структурном отношении и где искать ответы.

Предупреждения

При написании деловых писем есть некоторые «запреты», которые предотвратят неудобство или оскорбление вашего получателя, а также не позволят вам выглядеть непрофессионально. Этим пунктам следует неукоснительно следовать, потому что это напрямую влияет на вас и ваш бизнес и может навредить вашим отношениям с определенными людьми.

Не отправляйте электронные письма в формате HTML. Многие люди настроили свои учетные записи электронной почты на «Только текстовые электронные письма», поэтому HTML будет выглядеть беспорядочным и неорганизованным, что противоречит цели всего сообщения.

Не отправляйте в письмах вложения или изображения в тексте, если ваш клиент не попросит вас об этом. У некоторых людей все еще есть коммутируемое соединение или медленное сетевое соединение, которое часто блокируется, если в их почтовые ящики отправляются неоправданные вложения. Получатель не будет доволен, если его Интернет распакует вложение на час и заморозит соединение.

Если вы отправляете стандартное электронное письмо группе людей, убедитесь, что вы изменили всю применимую информацию, чтобы она относилась к каждому получателю. Начните с обращения к каждому получателю по его имени и / или фамилии и не забудьте изменить другие детали, такие как название компании, адреса и контактную информацию. Какая бы большая боль ни была, это лучше, чем посылать г-ну Джонсону генеральному директору сообщение, адресованное Дебре Фланнери, директору по связям с общественностью.

Избегайте деликатной информации в электронных письмах и не допускайте споров о своем имени. Если характер вашего бизнеса с человеком включает деликатные мнения или плохие новости, просто позвоните ему, чтобы обсудить проблему. Есть определенные сообщения, с которыми вы не хотите связывать свое имя по личным причинам, поэтому сохраните свое имя и не бойтесь звонить по телефону.

Соображения

Многие из ваших электронных писем служат вашим единственным шансом связаться с клиентом по делу. Как бы хорошо ни было иметь возможность уделять каждому потенциальному клиенту индивидуальное, личное внимание, это нереально. Ваши деловые электронные письма - от первого до последнего - должны нести высочайший уровень профессионализма, структуры, грамматики, пунктуации и лаконичности. Понимая преимущества, значение, анатомию и табуированные действия в деловом письме, вы можете начать менять повседневную стигму, связанную с написанием электронных писем. Перед отправкой рабочего электронного письма прочтите его несколько раз и, если у вас есть кто-то под рукой, попросите этого человека отредактировать его. Вторая пара глаз - это всегда хорошо.