Правила этикета деловой электронной почты

Использование электронной почты для общения в вашем бизнесе может быть удобным, экономичным и быстрым. В электронной почте отсутствует язык тела и интонации голоса, необходимые для правильного выражения вашей мысли, поэтому есть некоторые правила этикета деловой электронной почты, которым вы должны следовать. Без надлежащей процедуры электронной почты ваше мнение может быть неправильно понято и вызвать проблему, для решения которой потребуется личное общение.

Используйте профессиональный язык

Согласно Microsoft Midsize Business Center, при отправке электронной почты лучше избегать сленга и региональных разговоров. Вы должны использовать простой деловой язык, который нельзя неправильно истолковать. Используйте краткие предложения прямого языка, которые позволят вашему читателю понять ваш смысл, не вызывая неправильного толкования.

Состав

Используйте ту же грамматическую структуру и структуру предложения, что и в стандартном деловом письме. Избегайте использования «Интернет-разговоров», таких как «LOL» для громкого смеха, и не используйте все заглавные буквы, чтобы подчеркнуть точку. Использование всех заглавных букв приравнивается к крику и считается грубым.

Будь краток

Электронная почта должна использоваться для передачи быстрого сообщения, такого как подтверждение доставки или назначение встречи. Деловое электронное письмо должно быть кратким и состоять из двух или трех лаконичных предложений. Если есть более подробные сведения для обсуждения по теме, укажите, что вы хотели бы обсудить эту тему лично или по телефону.

Сюжетная линия

Используйте строку темы, которая дает очень краткое описание электронного письма всего несколькими словами, а также укажите свое имя в строке темы, чтобы получатель знал, от кого письмо. Если вы не укажете свое имя в строке темы, получатель может удалить письмо, считая его маркетинговым.

Использование вложений

Вложения часто проверяются фильтрами электронной почты на серверах компании. Но если вы чувствуете, что вам нужно добавить вложение к деловому электронному письму, обязательно укажите в конце своего электронного письма, что есть вложение, а затем дайте краткое описание.

HTML-контент

Многие информационные бюллетени электронной почты используют HTML-контент для создания формата электронного письма и включают графику. В корпоративном электронном письме, которое вы отправляете клиенту или деловому партнеру, вам следует избегать использования содержимого HTML. Некоторые почтовые программы блокируют HTML-контент, и это может затруднить чтение вашей электронной почты.